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电力局档案制度汇编

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发表于 2011-10-10 14:51:08 | 显示全部楼层 |阅读模式 IP:河北保定
电力局档案制度汇编共有:档案的查(借)阅制度、档案库房管理制度、档案归档制度、档案的收集制度、档案的整理制度、档案的保管制度、档案利用制度、档案工作保密制度等,具体如下:

档案的查(借)阅制度
一、本局人员查(借)阅档案,应经有关领导批准,办理登记手续后,方可借阅,但原文件的拟稿人借阅可直接到档案室办理。
二、外单位查(借)阅档案,须持正式介绍信,经档案室负责人批准,科技档案资料必须提供一定的劳务费。
三、查(借)阅重要档案,一律不准带出档案室,业务性归档的一般文件,借阅时间不得超过一周,到期必须归还,确实需要延长借阅时间的,要补办借阅手续。
四、查阅局党委会,管委会、局长办公会、局务会议记录,需经局有关领导批准。
五、查(借)阅档案,不得擅自查阅与工作无关的其它部分档案,不得将借阅的档案转借他人;不私自摘秒和翻印档案材料,特殊情况需翻印成摘录案卷内容时,须经档案室负责人批准。
六、档案人员对归还的档案要详细检查,点交清楚在借阅本上注销。
七、经批准借阅的档案,必须严格履行登记手续按期归还。
八、查(借)阅档案的人员必须爱护档案,不得转借和损失,折页、污损档案。严禁在档案上批注、划道、涂改。对损坏或丢失档案者,要按有关规定追究责任。
九、查(借)阅档案个人和单位,应积极配合,支持档案室工作,及时提供档案利用情况,做好档案利用实例的搜集、汇编工作。

档案库房管理制度
一、档案保管工作的基本任务是:防止档案损坏,延长档案寿命,维护档案安全,科学保管好档案。
二、档案库房由专(兼)职档案人员负责管理。非室工作人员不经批准不得入内;专(兼)职档案人员因故离开工作岗位时,工作只能交本室其它人员临时代管。
三、档案库房要具备防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染的安全措施。声像档案库内应没有有害气体和物理污染。
四、库房内严禁烟火,定期检查电气设备和消防器材,使之处于完好状态。.
五、库房内应定时通风,按时记录室内温度、湿度、保证温、湿度符合规定要求。
六、库房内要具备有良好的卫生环境,定期打扫,保持库房内干净整洁。
七、存放档案要有专用柜(架)不同种类的档案要分开存放;库内档案柜(架)应统一编号,排列方法要科学,标志要醒目,以便于查找。
八、定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐,物相符;对于破损或载体变质的档案,要及时进行修补、复制;库藏档案因移交,作废销毁而变动时,要做好登记,保存依据。
九、建立档案库房统计制度对档案进出库房及提供利用情况进行统计。
十、坚持档案查(借)阅制度和保密制度,严格按规定办事。

档案归档制度
1、归档的文件材料、实物必须齐全、完整、准确、层次分明、字迹线条清楚,归档手续完备,文件、实物必须是原件。能准确反映本局党政、生产、基建、科研和经营等各项活动的真实内容和历史过程,便于利用和保管。
2、归档文件必须经过系统整理,符合案卷的质量标准要求,做到分类科学,排列有序。
3、科技档案的文件材料由项目负责人对文件、材料齐全率、完整率负责,档案人员对档案的合格率、准确率负责。
4、归档的文件材料要做到装订结实、整齐、美观、案卷题名简明扼要、书写工整、封面整洁。
5、归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、必须是原版原件,照片要连同底片,重要的声像材料的母片和拷贝片一起归档。并由摄录人员附录必要的文字说明(时间、地点、人物、事件等要素齐全、简洁)。移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,必须符上相应的电子文件内容、说明和注意事项。
6、归档的材料不得有铅笔、圆珠笔的字迹,文件材料要去掉金属物,破损的要修补,复制并和原件一并立卷。
7、归档的文件、资料、实物等要填写《档案材料移交登记表》一式两份,交接双方同监交人签字盖章后,各存一份。

档案的收集制度
档案的收集工作,即档案的接收和档案的征集。档案的接收是档案部门取得和积累档案的主渠道。档案征集是档案部门取得和积累档案史料的必要补充渠道,档案的收集工作是档案完整、准确的保证。
1、根据本单位综合档案的归档制度要求,接收科技、文书、会计、声像、实物等档案材料。
2、疏通各种渠道,定向、定内容收集各类档案材料。
3、向生产业务部门或科技专业人员中收集有保存价值的和零散的科技档案材料。
4、对设备开箱收集、工程设计档案收集、竣工验收阶段收集
5、向文书处理部门收集本单位在各项工作中形成的各类文件材料。
6、会计文件材料主要收集在经济管理和经济建设活动中,由会计部门工作形成的各种会计文件材料,确保会计档案的齐全。
7、及时收集本局形成的各类声像、实物档案,以及上级部门及协作单位授予的各种实物荣誉证书等。
8、要抓住重要环节和关键阶段进行收集。接收归档与现场收集、随时收集与集中收集、对内收集对外收集,对集体收集和对个人收集相结合。
9、收集工作是衡量档案室工作的重要标尺、收集工作是实现档案集中统一管理,维护历史真实面貌的基本途径,因此档案人员必须认真负责做好收集工作。

档案的整理制度
一、档案整理工作的内容:在正规的工作条件下,档案室主接收文书部门和科技业务部门及财会部门按照归档要求立好的案卷,主要接收本局根据要求整理移交的案卷。档案室的整理工作主要是对所接收的档案在更大范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列、案卷的目录加工作等等。
1、局部整理和全过程整理,其具体工作内容包括区分全宗、全宗内分类、立卷、案卷排列、编号、编制案卷目录,建立全宗卷等。
2、档案的整理工作应尊重和维护档案的本质特性,保持档案文件之间的历史联系,整理工作在建立档案实体秩序时,必须尊重和维护档案的本质特性,保持档案文件之间固有的历史联系使这种历史联系体现于实体秩序状态之中,这是档案整理工作的根本性原则,也是整理工作的必然要求。
3、档案整理工作要根据不同类型档案的不同情况和要求去全面综合性地考虑,并确定保持历史联系的问题。
4、整理工作作为档案管理工作的核心与基础,必须符合简洁、便利、有效等整理的基本要求,使整理结果利于保管和利用。
5、按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置,在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
6、分类一般应用年度一组织机构(或问题)进行分类。
二、充分尊重和利用原有的整理结果,在整理工作实践中的适用主要体现为三种情况:
1、在原有整理结果基本可用的情况下,尽量维持原有秩序不动。
2、若某些局部明显不合理、不可用,可在原基础框架内进行局部调整。
3、原有基础确实很混乱,无法有效管理,可重新整理,但重新整理时,亦应尽可能保留或利用其原有基础中可取之外。

档案的保管制度
1、档案材料进库必须认真履行登记手续,每年年末对所保管档案进行一次清点核对,做到卷帐相符,并写出自查报告。
2、维护档案的完整与安全,是档案保管工作的中心任务,档案保管工作应做到四不:不散、不乱、不丢、不坏。
3、最大限度地消除各种可能损坏的不利因素和影响,把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。尽可能最大限度地延长档案的寿命。
4、存放档案秘须有八防“措施完备的库房和专用柜,做到整齐美观、妥善保管、存放有序、查找迅速。
5、归档磁带、版带应装在专用盒内,防止擦伤、损坏。
6、定期检查各种档案,发现破损或变质的档案,应及时修补、复制。
7、编制文书、科技、财会、声像等档案的检索工具和有关专题编研资料、档案管理人员要熟悉库藏档案情况,积极主动地开展档案的利用工作。
8、案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图。
9、机关档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统、同步发展、以提高科学管理水平和服务效率。
10、档案室应根据工作需要配置温湿计、复印机、照像机、去湿机、及消毒器和电子计算机等。

档案利用制度
档案提供利用是档案工作的根本目的和中心任务。为了加强档案管理,做好档案的提供利用工作,特制定本制度。
1、凡本单位工作人员查阅本职范围内的档案资料,均应在借阅室查阅,需要带出档案室,必须办理借阅手续;外单位人员查阅档案资料一律凭介绍信。
2、借出档案要按期归还,一般不超过半个月,如到期不能归还,可办理续借手续。
3、借阅人员对档案资料要严加爱护,不准私自涂改、拆散、折叠、拍照、转借等,需要复制时,经领导批准,按复制手续办理。
4、底图一般不外借。业务主管部门需要晒图时,要经主管领导批准。
5、归还档案时,借阅人员应填写档案利用情况登记,以便积累档案信息开发利用成果。
6、如丢失密级档案资料,应立即报告档案室及保密部门,按有关规定处理。


档案工作保密制度
一、档案保密工作必须执行国家保密工作的原则,坚持既便利工作又确保秘密的原则,为改革开放服务。
二、档案人员要严格遵守党和国家的有关保密制度,加强管理,防止丢失、泄密。
三、本局各项工作中,凡涉及国家和企业安全、利益,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的文件材料,均属保密范围。
四、本局档案秘密分为绝密、机密、秘密三级。
五、一切秘密文件、资料在归档、保管、借阅、销毁等环节上,建立严格的保密制度。
六、秘密文件资料,一律不得擅自复制,必须复制时,须经主管领导批准,报告上级有关部门同时,按照国务院关于秘级文件的管理办法进行。
七、外单位向本局借阅、索取、摘抄已归档的秘密文件、资料等,要持单位介绍信,经有关领导批准方可借阅。
八、销毁秘级的档案,必须登记造册,经本局领导审批,派专人(两人以上)送指定地点监销,严禁向废品收购部门出售。
九、档案人员要学习保密知识,自觉遵守保密制度,要定期进行保密检查,发现问题,堵塞漏洞,健全制度改进工作,对重大泄密事件应及时上报,采取补救措施。




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